Künstliche Intelligenz automatisiert die Dienstplanung

«Bei der Dienstplanung spare ich etwa ein Drittel der Zeit ein», sagt Franziska Bissig, Abteilungsleiterin der Pflege Chirurgie. Sie ist zuständig für die Dienstplanung von 72 Pflegefachpersonen. Dass die komplexe Arbeit nun deutlich weniger aufwändig ist, liegt an der Softwarelösung «smartPEP». Künstliche Intelligenz (KI) kombiniert die Planungswünsche, Präferenzen und Vereinbarungen der Mitarbeitenden mit den Planungsregeln und dem jeweiligen Personalbedarf der Abteilung. Aus diesen Informationen wird der bestmögliche Dienstplan erstellt. «Ich war zuvor sehr skeptisch, ob das funktioniert», gibt Franziska Bissig offen zu. Heute freut sie sich, dass sie das Projekt mitgestalten kann.

Insbesondere die Pflege profitiert 

Rahel Herkenrath, Informatikerin und Projektleiterin smartPEP, hatte weniger Zweifel: «Wir haben das Tool zunächst auf drei Pflegestationen am LUKS Luzern pilotiert und seither laufend optimiert.» Mitte 2025 soll das «Teilprojekt Pflege» abgeschlossen sein. Rund 120 Abteilungen werden dann mit smartPEP arbeiten. «Weil wir bei den Pflegenden mit ihrer komplexen Schichtplanung den grössten Mehrwert erwarten, sind sie auch die Ersten, die von der teilautomatisierten Dienstplanung profitieren», sagt Rahel Herkenrath. Die Planung für weitere Berufsgruppen läuft bereits. Bis Ende 2026 sollen weitere Fachbereiche wie Gastronomie, Reinigungsdienst, Logistik und Therapien integriert sein und sämtliche Berufsgruppen an allen vier Standorten der LUKS Gruppe mit smartPEP arbeiten. Das LUKS ist damit eines der ersten Spitäler in der Schweiz, das für seine Dienstplanung eine Software mit KI nutzt. Das Endziel des Projekts lautet, dass Leitungspersonen bei der Dienstplanung zukünftig ungefähr 60% weniger Aufwand haben – verglichen mit der Dienstplanung ohne smartPEP.  

Mitarbeitende können über eine App zugreifen 

Für die Mitarbeitenden sind die Vorteile der Automatisierung offensichtlich: Über eine App können sie ihre persönlichen Arbeitspräferenzen, ihre Dienstwünsche und auch Freiwünsche direkt eingeben und den Dienstplan direkt beeinflussen. Via App können sie ihre geplanten Dienste einsehen, Arbeitszeiten erfassen und korrigieren. Gleichzeitig sehen sie ihr persönliches, aktuelles Zeitkonto sowie ihre Ferien- und Weiterbildungstage. Auch der Diensttausch und Anfragen bei kurzfristigen Personalausfällen werden künftig über die App gesteuert. «Wenn alle Präferenzen und Vereinbarungen der Mitarbeitenden korrekt erfasst sind, reduziert sich mit dem System auch der Korrekturaufwand», lobt Franziska Bissig. Rahel Herkenrath betont neben der Schnelligkeit die Fairness, die KI mit sich bringt: «Alle Informationen der Mitarbeitenden
werden gleichermassen berücksichtigt.»